Funciones de un Asistente administrativo

May 21, 2019 13:09 by Estascontratado

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Características de un asistente administrativo

Seguramente has escuchado muchas veces la frase “procesos administrativos”, al hacerlo, es probable que se te vayan a la cabeza imágenes sobre diferentes procesos burocráticos que deben realizarse, pero pocas veces pensamos en quién es el responsable de hacerlos.

Muchas veces, esos procesos son necesarios para que una oficina o una institución funcione, la elaboración de reportes, coordinar reuniones o agendar actividades, asistir a las gerencias o jefaturas y realizar tareas del día a día en el ámbito administrativo son solo algunas de las funciones que posee un asistente administrativo.

En Panamá las tareas de un asistente administrativo son de las más valoradas por las empresas, y sin duda es una puerta para tu destino profesional; pero debes de estar claro sobre cuáles son las principales funciones que desarrolla un asistente administrativo y cuales son las características que debe tener una persona, para poder ejercer ese cargo, ya que no es una tarea fácil y es de gran importancia para el manejo de la institución. Por ende, a continuación, se ahondará sobre esas capacidades o actitudes mínimas que debe tener una persona.

Características de un asistente administrativo

1. Ser una persona organizada

La organización es vital para este puesto de trabajo y es una característica que debes tener si deseas trabajar como asistente administrativo. Las tareas que ejecutar son muchas y definitivamente debes ser capaz de gestionar las actividades que deberás realizar, recuerda que algunas jefaturas o departamentos van a depender mucho de ti, por eso, debes organizarte y valorar muchos aspectos al momento de ejecutar una labor.

Aunque muchas veces las personas no lo reconocen, el hecho de ser organizado es vital para un asistente administrativo, por ello, debes hacer una reflexión si eres una persona con esta característica.

2. Una persona confiable y con actitud propositiva

Esta segunda característica puede ser más o menos importante, a partir del tipo de institución en la que te encuentras. En algunos lugares, el asistente administrativo se encuentra muy cercano al gerente o a cargos altos, esto hace que el asistente participe en ciertas reuniones que no pueden ser tomadas a la ligera y que, lógicamente, solo asisten personas que se encuentran en posiciones de altos cargos.

Por ello, el asistente administrativo se vuelve una persona de confianza, ya que, aunque no tome decisiones de primera línea, con el hecho de participar en alguna reunión de importancia, lo hace entrar a un círculo donde no entra cualquiera. Por ello, debes desarrollar o reflejar mucha confianza hacia los demás, para poder ejercer este cargo.

3. Conocimiento sobre aspectos económicos.

Nuevamente, esta característica puede depender mucho del área o el sector, sin embargo, el hecho de contar con conocimientos de aspectos financieros siempre es un plus para una persona que quiera ejercer como asistente administrativo.

Recuerda que siempre hay presupuestos que se designan para las áreas de alguna empresa y es bueno que tengas conocimiento y cierto control con el tema, ya que te puedes volver un apoyo importante, para quien toma las decisiones y, sin duda, serás mejor evaluado en esta posición y con esos conocimientos.

4. Habilidades de redacción

La creación de reportes o documentos ejecutivos representa una de las principales funciones de un asistente administrativo. Por ende, es importante poseer esa habilidad de redacción y si consideras que no la posees, debes demostrar ser alguien proactivo y participar en cursos, diplomados o capacitaciones que te ayuden a obtener esa habilidad, ya que los reportes que se crean llegan a manos de los directivos o encargados de áreas y no puedes presentar un reporte con fallas.

El hecho de tener habilidades de redacción será de mucha ayuda para ti y podrás realizar una mejor labor dentro de este rubro.

5. Habilidades de comunicación y buenas relaciones personales

Parece un aspecto sin mayor importancia, pero la interacción con diferentes grupos de personas hace necesario que la persona que desarrolle esta labor sea una persona abierta, amigable, que genere confianza y que sepa entablar relaciones laborales entre el personal.

Por ello, las comunicaciones y las relaciones profesionales e interpersonales son fundamentales en este rubro. A partir de ello, debes valorar si eres una persona accesible para el resto, si se te hace fácil entablar conversaciones y decidir si cumples con estas características, para ejecutar tu labor como asistente administrativo.

Por otro lado, es importante destacar que la interacción no se da únicamente con personas dentro de la misma organización, ya que en ocasiones, el asistente administrativo debe realizar pedidos o negociar con proveedores sobre diferentes artículos que son de uso necesario para los empleados de la empresa.

6. Capacidad de trabajar en equipo

Por ello, el asistente administrativo debe tener y desarrollar la capacidad de trabajar por metas en conjunto y desarrollarlas de la mejor manera. Si es tu caso, eres una persona que puede trabajar en equipo, puedes tener como una opción convertirte en un asistente administrativo y ten por seguro que podrás triunfar en el mercado laboral panameño.

7. Ser una persona resiliente

La resiliencia es la capacidad de adaptarse a cualquier situación que se te presente, ya sea a nivel personal o a nivel laboral. El hecho de ser una persona resiliente implica saber transformarte o acoplarte al ambiente laboral en el que te desempeñes.

Como se mencionó antes, hay funciones específicas que un asistente administrativo debe cumplir, por ejemplo, redactar reportes o coordinar actividades, sin embargo, depende del rubro, así debes saber adaptarte a las condiciones que se piden y se exigen en una institución.

Poseer esa capacidad te asegurará éxito laboral, ya que serás una persona que puede llevar cualquier circunstancia y podrán depositar total confianza en ti y tus habilidades para resolver cualquier tipo de inconveniente que pueda presentarse.

Si has llegado hasta esta etapa del artículo, podrás darte cuenta de la importancia que tiene un asistente administrativo. Si te encuentras estudiando alguna carrera relacionada a la administración o al servicio, puedes optar por desarrollar esta labor.

Recuerda que el mercado laboral es muy competitivo y aunque la entrevista es el filtro más importante de cara a obtener un trabajo, es necesario que pongas mucha atención a tu Hoja de Vida, ya que esta es tu carta de presentación y tu puerta de entrada con los reclutadores.

Si deseas conocer más sobre cómo elaborar un curriculum vitae para el sector administrativo, es importante que investigues y apliques lo aprendido para mejorar tu curriculum y volverte una opción principal frente al resto de panameños.

La labor del asistente administrativo es muy ardua y demanda muchas responsabilidades, pero sin duda es un trabajo que te llenará de satisfacción si lo realizas con pasión y con el deseo de siempre mejorar.

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