Conoce las funciones de una recepcionista en Panamá

July 26, 2019 14:46 by AdminPanama

Contenido

¿Qué hace una recepcionista?

¿Qué es una recepcionista?

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre recepcionista y secretaria?

Desventajas de ser multitasking

Perfil de una recepcionista

Áreas en las que una recepcionista puede desempeñarse

¿Qué hace una recepcionista?

Son la primera persona cuando entramos a una empresa, institución y oficina. Generalmente, se encargan de brindar información, trasladar llamadas, apoyar en diversas acciones administrativas y gestionar espacios de reuniones.

Pero ¿qué hace una recepcionista realmente? Es probable que, debido al corto contacto que tenemos con estas profesionales, no sepamos a ciencia cierta cuáles son sus funciones ni por qué son tan importantes.

Sin embargo, en Panamá la plaza de recepcionista destaca entre las más solicitadas. Por ello, a lo largo de este artículo hablaremos sobre las funciones de una recepcionista y su perfil profesional.

¿Qué es una recepcionista?

De manera general, podemos decir que una recepcionista es la profesional que se encarga de recibir a las visitas que llegan a la oficina o recepción de una empresa, como negocio, consultora, hotel, etc.

Así, la recepcionista se encarga de atender de forma primaria al cliente o visitante, brindándole la información que solicita, transfiriéndolo a la instancia correspondiente o recibiendo un cobro o producto, según sea el caso.

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre recepcionista y secretaria?

Es normal pensar que ambas palabras significan lo mismo, o que, si una persona está contratada como secretaria y otra como recepcionista, realizan las mismas funciones.

La verdad es que existe diferencia entre las dos posiciones, ya que una recepcionista se encarga de recibir a los clientes o visitantes, como ya lo indicábamos anteriormente.

En pocas palabras, son la primera cara de la empresa o negocio, mientras que una secretaria no necesariamente se encuentra en la recepción del lugar y sus funciones son más de carácter administrativo, ya que suele atender las necesidades puntuales de una o varias direcciones, respondiendo correos, archivando documentos y gestionando la agenda, entre otras funciones.

Principales funciones de la recepcionista

Si estás buscando trabajo como recepcionista, es importante que conozcas las principales funciones de estas profesionales. A continuación, te presentamos las más importantes:

•Atienden clientes y visitas. Se encargan de recibir a los clientes y visitas de la empresa o negocio. Así, tienen la función de orientar a toda persona que llega, para indicarles dónde encontrar a la persona que buscan o qué proceso deben seguir para obtener información más detallada, por mencionar algunos ejemplos.

Además, entre sus funciones se encuentra la de ser cordial con todo aquel que llega a la recepción, procurando que se sienta cómodo durante su visita.

•Atiende llamadas de teléfono y consultas por correo. Se encargan de atender las líneas telefónicas y transferir llamadas a otras unidades. Además, pueden gestionar contactos solicitados y enlazar a los empleados con clientes y proveedores dentro y fuera del país.

En algunos casos, las recepcionistas se encargan de responder correos donde se solicita información general, como oferta de servicios, precios de productos, solicitudes de reunión, reservas, etc.

•Gestionan correspondencia. La recepcionista es la persona que recibe la correspondencia que llega a la oficina o empresa. Luego, se encarga de distribuirla entre las unidades a la que corresponde.

•Realizan pagos de caja chica. En ocasiones, la recepcionista tiene a su cargo la gestión de recibos con montos pequeños, por lo que dispone de una caja chica para cancelar los mismos. Por ejemplo, puede recibir y cancelar el agua para los empleados, almuerzos para reuniones, productos de oficina como papelería, etc.

•Apoyan en acciones administrativas. Además de las funciones anteriores, es común que las recepcionistas apoyen en pequeñas actividades administrativas, como la elaboración de fotocopias, contacto con proveedores, elaboración de recibos, gestión de cobros, envío de paquetes, etc.

Perfil de una recepcionista

Ya que hemos ahondado en las principales funciones de una recepcionista, es momento de hablar sobre el perfil que las empresas panameñas buscan en estas profesionales:

•Capacidad de atención al cliente. Ya que son la primera persona con la que el cliente interactúa, es indispensable tener la capacidad para atender diversos tipos de clientes, brindarles información y orientarlos para realizar las acciones que desean llevar a cabo, como gestionar una reunión o entregar un paquete, por mencionar algunos ejemplos.

•Disponibilidad para realizar múltiples tareas. Como se destacó al hablar de las funciones, las recepcionistas llevan a cabo diversos tipos de tareas, por lo que pueden tener a su cargo varias responsabilidades al mismo tiempo. Así, las empresas de Panamá buscan para esta área profesionales eficientes, organizadas y capaces de realizar diversas funciones a la vez.

•Excelente presentación. Ya que son el rostro visible de la empresa o comercio, es importante que las recepcionistas tengan una buena presentación, por lo que las empresas buscan personas que vistan ropa adecuada, y que se esfuercen por transmitir una excelente imagen.

•Buena comunicación oral y escrita. Para atender tanto solicitudes internas como externas, es requerido que una recepcionista tenga buena comunicación oral y escrita.

•Proactividad. Para poder desempeñar con eficacia sus funciones, la recepcionista debe ser proactiva, orienta a resultados y con atención a los detalles.

Áreas en las que una recepcionista puede desempeñarse

Los principales rubros en los que una recepcionista puede encontrar empleo son:

•Hoteles: para atender visitantes, gestionar reservas de habitaciones, brindar información sobre turismo y transporte, sugerir actividades de recreación, tramitar llamadas, reservar restaurantes, etc.

•Restaurantes: para dar la bienvenida a los clientes, ubicarlos en espacios disponibles, gestionar reservas, realizar cobros por consumo, sugerir platos del menú y dar seguimiento a quejas si las hubiere.

•Oficinas: la mayoría de funciones destacadas en la sección anterior se vinculan a este rubro laboral. Así, en el apoyo de oficinas, además de atender a clientes y usuarios, la recepcionista se encarga de ciertas actividades de índole administrativa.

•Hospitales: en este sector, la recepcionista se encarga de atender a los usuarios y sus familiares, brindando información sobre médicos, servicios, habitaciones y procesos para obtener consulta en las diferentes especialidades que el hospital maneja. Además, pueden fungir como nexo entre pacientes y aseguradoras, para gestionar la utilización de las pólizas de servicio hospitalario, accidentes y medicinas.

•Agencias de viajes: en las agencias de viajes, las recepcionistas deben manejar información general para que los clientes puedan cotizar y adquirir paquetes vacacionales, en los que se puede incluir transporte terrestre, aéreo o marítimo, reservas de avión y hotel, etc.

•Recepcionista bilingüe: actualmente, en países con presencia de tantas empresas internacionales como Panamá, cada vez es más común ver vacantes para recepcionistas bilingües. Además de las funciones anteriores, estas profesionales tienen la responsabilidad de atender clientes y solicitudes en un segundo idioma, que usualmente es el inglés.

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