Conoce las principales funciones de un asistente de compras

October 18, 2022 08:44 by Estascontratado

Contenido

¿Qué es un asistente de compras?

Funciones del asistente de compras

Responsabilidades del asistente de compras

Conocimientos del asistente de compras;

¿Qué estudiar para ser un Asistente de Compras?

Cursos recomendados para el área de compras

Habilidades y características del asistente de compras

Experiencia que debe de tener un Asistente de compras

Consejos para ganar experiencia como Asistente de compras

Oportunidades para este rubro en Panamá

Durante el primer trimestre del 2019, el índice Mensual de Actividad Económica de Panamá aumentó cerca del 3.5 %, un escenario sin duda positivo para la economía de la nación. Así, a lo largo del año, se espera que las empresas mantengan sus expectativas de contratación de nuevo personal, generando miles de nuevas oportunidades profesionales. 

Al ser Panamá un país altamente reconocido por su gran cantidad de transacciones comerciales, existen ciertos cargos laborales que se vuelven indispensables para el óptimo funcionamiento de las empresas. Por ello, en esta ocasión hablaremos de una de dichas plazas de trabajo: el asistente de compras. Te contaremos cuáles son las principales funciones que estos profesionales deben realizar, así como las habilidades que las empresas buscan en las personas que ocupan estas posiciones laborales. 

¿Qué es un asistente de compras?

Este profesional se encarga del proceso de compra para una empresa o negocio, ya sea que se trate de un rubro dedicado a la transacción de bienes o productos, o bien, que esté vinculado con la venta y adquisición de servicios. El asistente de compras es quien se encarga de iniciar la búsqueda de proveedores, analizar ofertas, realizar el proceso administrativo de compra, recibir a conformidad el producto o servicio y dar seguimiento a la calidad del mismo una vez se ha adquirido. 

Para que conozcas más al respecto, en las siguientes líneas te contaremos cuáles son sus responsabilidades y qué perfil debe tener este profesional. 

Funciones del asistente de compras

Dependiendo del tipo de empresa o institución, las funciones de un asistente de compras pueden ser bastante diversas. Sin embargo, acá te presentamos las principales responsabilidades que los profesionales de este rubro deben llevar a cabo:

• Planificar los procesos de compra Debe cumplir con la responsabilidad de coordinarse con todas las unidades de la empresa que requieran adquirir productos o servicios, en función de planificar los procesos de compra que se deben llevar a cabo en un tiempo determinado.

• Evaluar el servicio de diferentes proveedoresAl ser el nexo entre los proveedores y la empresa, esta persona tiene la responsabilidad de evaluar la calidad del servicio que brindan los diferentes ofertantes. Así, debe analizar si los procesos fueron cumplidos a tiempo, si la atención brindada fue según las expectativas, si el producto o servicio es de buena calidad, si el precio cancelado corresponde al producto recibido, etc. Esta función es indispensable, sobre todo, cuando se trata de la adquisición de compras o servicios recurrentes, como insumos para la oficina, por mencionar un ejemplo.

• Llevar un detalle bien organizado de los gastos e inversiones que la empresa ha realizado Parte esencial de las responsabilidades del asistente de compras consiste en la organización y capacidad de llevar en orden todos los procesos que se han realizado. Así, debe ser capaz de presentar con detalle los montos que la empresa ha gastado o invertido en diversos productos o servicios adquiridos. Para cumplir eficazmente con este tipo de tareas, es común hacer uso de herramientas digitales, para las cuales es necesario tener capacitación previa, como el dominio de programas informáticos que facilitan el registro de gastos y proveedores contratados por una unidad de compras.

Responsabilidades de un Asistente de Compras

• Establece vínculos con los proveedores. Es el enlace entre la empresa y proveedor, por lo que debe entablar buenas relaciones de trabajo.

• Garantiza la mejor opción de compra. Se encarga que la empresa reciba la mejor opción en relación de calidad y precio, por lo que constantemente amplía su búsqueda de proveedores.

• Planifica las compras. Debe garantizar la eficacia de las compras, planificando todas las que puedan programarse, como insumos de oficina, o para temporadas específicas.

• Registra cada proceso de compra. Lleva el archivo de cada proceso, de manera que se cuente con un registro de cada compra realizada.

¿Qué conocimientos debe de tener un Asistente de Compras?

• Dominio de programas informáticos. El dominio avanzado de programas, como Excel o plataformas de gestión de clientes y bases de datos, es indispensable al trabajar como asistente de compras.

• Capacidad de negociación. Es necesario tener habilidad para negociar con proveedores, de manera que los bienes o servicios sean adquiridos en el mejor tiempo posible, a un precio competitivo y con calidad garantizada.

• Habilidad numérica. Dado que se manejan presupuestos y se debe llevar registro de los gastos, ser bueno con los números es un requisito necesario.

• Regulaciones comerciales. Sobre todo, si se trata de compras internacionales, es necesario conocer las regulaciones aduaneras para no infringir la ley panameña.

¿Qué estudiar para ser un Asistente de Compras?

• Mercadeo. Esta carrera brinda las bases necesarias para poder desempeñarse en el rubro de compras y ventas.

• Administración de empresas. Las herramientas de liderazgo, gestión y seguimiento de presupuestos de esta carrera te permitirán incursionar como asistente de compras.

• Negocios internacionales. Cuando buscas posicionarte con transnacionales o en el rubro de importación y exportación, esta carrera es ideal para abrirte las puertas en el área.

• Ingeniería industrial. Ya que brinda las bases numéricas, de liderazgo y gestión de procesos necesarias para iniciar una carrera profesional en el rubro.

Cursos recomendados para el área de compras

• Regulaciones comerciales nacionales e internacionales. Es importante estar al día con las regulaciones comerciales, de manera que no se infrinjan las leyes de ningún país vinculado al proceso de compra, pues esto podría ocasionar serios problemas a la empresa.

• Negociación. Hoy en día hay una gran oferta de cursos para mejorar las capacidades de negociación, sin duda necesarias al buscar la mejor oferta de productos o servicios.

• Programas de computación. Dado que estos se actualizan constantemente, es necesario tener al día los conocimientos y capacidades en programas que te ayuden a realizar tu trabajo con mayor eficiencia.

• Inglés. Te ayudará a abrirte más puertas al buscar mejores oportunidades labores en el sector.

Habilidades y características del asistente de compras

En diversos artículos hemos explicado que cada posición laboral requiere habilidades específicas, así como ciertas características personales y profesionales que pueden mejorar el desempeño de las actividades que se tienen a cargo. Para el caso de los asistentes de compra las habilidades y características requeridas son:

• Organización: cualidad indispensable para llevar en orden todos los procesos solicitados y, además, cumplir con los requerimientos realizados por las demás unidades o jefaturas de la empresa. Es importante tener claro que esta capacidad de organización deberá demostrarse tanto para el óptimo resguardo de archivos físicos como el almacenamiento de procesos y documentos en sus versiones digitales.

• Responsabilidad: otro elemento clave para cargos como este, pues estos profesionales suelen ser los encargados de manejar la caja chica, entregar recibos, aprobar productos o servicios y, sobre todo, garantizar que la empresa está recibiendo la mejor oferta en cuanto precio y calidad.

• Trabajo en equipo: puesto que implica el trabajo conjunto con personal de otras unidades, el asistente de compras debe ser capaz de trabajar en equipo. Este tipo de posiciones responden a las necesidades del resto de colegas, por lo que la actitud de servicio también es fundamental, pues se trata de resolver necesidades específicas que son solicitadas por diferentes empleados de la empresa para alcanzar un fin común.

• Habilidad para procesos numéricos: a pesar que no se tiene la responsabilidad específica de realizar tareas contables, el asistente de compras debe ser ágil con los números, pues su día a día laboral estará lleno de procesos matemáticos que deberá realizar para cumplir eficazmente su trabajo.

• Dominio de programas informáticos: el dominio intermedio o avanzado de paquetes como los de office, o programas específicos para el desarrollo de actividades es otra habilidad requerida para plazas vinculadas a los procesos de compra.

• Orientación al cliente: en ocasiones, a pesar de estar dentro de la misma empresa, es necesario tomar las solicitudes de adquisiciones como si fueran pedidos de clientes, con el objetivo de poder garantizar eficacia y buen trato hacia los mismos. Además, saber tratar con clientes te ayudará a mantener buenas relaciones con los proveedores, así como solventar problemas con aquellos vendedores que son más complicados. Al mismo tiempo, te permitirá tener claridad sobre cómo debe ser la experiencia de compra, para poder evaluar con más detalle el servicio que se ha adquirido.

• Proactividad: en este tipo de cargos es común tener una gran cantidad de procesos por realizar. Por ello, la proactividad es fundamental para poder cumplir con todas las responsabilidades que han sido asignadas.

• Habilidad para negociar: un asistente de compras deberá velar siempre por el interés de la empresa. Así, cada vez que sea posible, tendrá que hacer uso de técnicas de negociación para obtener un servicio excelente a un precio inmejorable.

¿Qué experiencia debe tener un Asistente de Compras?

• Relacionamiento con proveedores. La experiencia previa para negociar con proveedores es muy valiosa al buscar empleo en este rubro.

• Elaboración de informes. Es necesario contar con experiencia el desarrollo de informes sobre evaluación de ofertas, cantidades invertidas, calidad de los productos o servicios recibidos, etc.

• Gestión de presupuesto. La capacidad comprobada de manejar presupuestos eficazmente también suele ser un requisito al aplicar a este tipo de posiciones.

¿No tienes experiencia como Asistente de Compras? Sigue estos consejos

• Aplica a trabajos temporales o pasantías. Puedes iniciar experiencia en trabajos temporales, como los que suelen darse en temporada alta, o aplicar a pasantías en el rubro, que te permitirán adquirir conocimientos y experiencia básica en el área. Si aun estás estudiando, esto te ayudara a graduarte con experiencia previa.

• Complementa tu formación académica. Busca cursos de pago o gratuitos que te permitan mejorar tus conocimientos o adquirir formación complementaria. Por ejemplo, puedes capacitarte en regulaciones comerciales, manejo de presupuesto, Excel avanzado, etc.

Oportunidades para este rubro en Panamá

Si quieres estar al tanto de las oportunidades de trabajo que hay para este rubro en Panamá, te recomendamos visitar constantemente la plataforma de Estás Contratado. Además, puedes suscribirte a nuestros envíos de recomendaciones específicas para tu perfil profesional. En nuestra nueva plataforma también podrás tener acceso a muchos artículos más, en los que encontrarás diversas recomendaciones para posicionarte profesionalmente en este rubro laboral, como por ejemplo, cómo crear tu currículum vitae para el sector de compras. 

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